Polisi Preifatrwydd

Cyffredinol

Cyflwyniad

Yn Techniquest (“rydym”, “ni”, “ein”), rydym ni yn casglu ac yn defnyddio data personol yn rheolaidd am ddefnyddwyr sy’n ymweld â ni, yn defnyddio ein gwasanaethau neu’n pori drwy ein gwefan.

Mae Techniquest wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n trin gwybodaeth bersonol, diogelu preifatrwydd a diogelwch y wybodaeth bersonol honno, ac i fodloni ei rwymedigaethau diogelu data o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (y GDPR) a Deddf Diogelu Data 2016.

Data personol yw unrhyw wybodaeth y gellir ei defnyddio i’ch adnabod chi fel unigolyn. Mae diogelu’r wybodaeth hon yn bwysig iawn i ni, ac rydym yn deall ein cyfrifoldebau i drin eich data personol yn ofalus, ei gadw’n ddiogel a chydymffurfio â gofynion cyfreithiol.

Mae gan Techniquest weithdrefnau yn eu lle i ddelio ag unrhyw achosion ble amheuir bod rheolau diogelwch wedi cael eu torri a byddwn yn rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (neu unrhyw awdurdod goruchwylio neu reoleiddiwr cymwys arall) am unrhyw achos o’r fath lle mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.

Pwrpas y polisi preifatrwydd hwn (“Polisi”) yw rhoi esboniad clir o ba bryd, pam a sut rydym yn casglu a defnyddio data personol. Rydym wedi ei ddylunio i fod mor hawdd â phosibl i’w ddefnyddio ac rydym wedi labelu rhai adrannau i’w gwneud hi’n hawdd i chi ddod o hyd i’r wybodaeth sydd fwyaf perthnasol i chi.

Darllenwch y polisi hwn yn ofalus. Mae’n darparu gwybodaeth bwysig am sut rydym yn defnyddio data personol ac yn egluro eich hawliau cyfreithiol. Ni fwriedir i’r Polisi hwn ddisodli telerau unrhyw gontract sydd gennych gyda ni (er enghraifft trwy delerau Ffrindiau neu Aelodaeth) nac unrhyw hawliau y gall fod gennych o dan gyfreithiau diogelu data cymwys.

Byddwn yn gwneud newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn o bryd i’w gilydd: er enghraifft, i’w ddiweddaru, neu i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol neu newidiadau yn y ffordd yr ydym yn gweithredu ein busnes. Byddwn yn sicrhau eich bod yn ymwybodol o unrhyw newidiadau arwyddocaol trwy anfon neges e-bost i’r cyfeiriad e-bost a ddarparwyd gennych yn fwyaf diweddar i ni neu drwy bostio hysbysiad ar y wefan fel eich bod yn ymwybodol o’r effaith ar y gweithgareddau prosesu data cyn i chi barhau i ymgysylltu.

Rydym yn eich annog i wirio ac adolygu’r polisi hwn yn rheolaidd fel y byddwch bob amser yn gwybod pa wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut rydym yn ei defnyddio, a gyda phwy rydym yn ei rhannu.

Diweddarwyd y polisi ddiwethaf: 19 Ebrill 2023
Adolygwyd y polisi ddiwethaf: 19 Ebrill 2023

Egwyddorion diogelu data

O dan y GDPR, mae chwe egwyddor diogelu data y mae’n rhaid i Techniquest gydymffurfio â nhw. Mae’r rhain yn nodi bod yn rhaid i’r wybodaeth bersonol sydd gennym fod:

1. Wedi’i phrosesu’n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw.
2. Wedi’i chasglu i ddibenion dilys yn unig sydd wedi’u hesbonio’n glir ac na fydd yn cael ei phrosesu ymhellach mewn ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
3. Yn ddigonol, yn berthnasol ac yn gyfyngedig i’r hyn sy’n angenrheidiol mewn perthynas â’r dibenion hyn.
4. Yn gywir a, lle bo angen, yn cael ei chadw’n gyfredol.
5. Wedi’i chadw mewn fformat sy’n caniatáu adnabod person am ddim hwy nag sy’n angenrheidiol at y dibenion hynny.
6. 6. Gweithredu mewn modd sy’n sicrhau bod y data’n cael ei ddiogelu’n briodol. Mae Techniquest yn gyfrifol am, a rhaid iddynt allu dangos cydymffurfiaeth, â’r egwyddorion hyn. Gelwir hyn yn atebolrwydd.

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’ch data personol. I grynhoi, mae’r rhain fel a ganlyn:

• Gallwch ofyn i ni am fynediad i’r wybodaeth sydd gennym amdanoch ar unrhyw adeg
• Mae gennych yr hawl i gywiro’r wybodaeth sydd gennym
• Gallwch ofyn i ni ddileu eich manylion yn llwyr o’n holl systemau
• Gallwch wrthwynebu i ni ddefnyddio eich gwybodaeth
• Gallwch gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth
• Mae gennych hawl i gludadwyedd data

Storio a Diogelu Data

Rydym yn cymryd y gofal mwyaf o unrhyw ddata personol sydd wedi ei ymddiried i ni ac yn glynu wrth brotocolau technegol, ffisegol a sefydliadol llym.

Gellir storio data personol a ddefnyddir gan Techniquest mewn un neu fwy o’r systemau a restrir isod:

• Microsoft Office 365: System TG ganolog Techniquest
• DigiTickets: Darparwr tocynnau trydydd parti. Gellir dod o hyd i’w bolisi preifatrwydd yma. Dim ond staff Techniquest sydd wedi’u hyfforddi’n briodol sy’n gallu cael mynediad i’r system ac mae wedi’i gwarchod gan gyfrinair. Mae yna hefyd wahanol lefelau o awdurdodiad o fewn y system archebu i wella diogelwch data cwsmeriaid.
• Mailchimp: System Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid trydydd parti a ddefnyddir ar gyfer danfon e-byst. Gellir dod o hyd i’w bolisi preifatrwydd yma.
• Shopify : darparwr trydydd parti y platfform siopa ar-lein. Gellir dod o hyd i’w bolisi preifatrwydd yma.
• Enthuse: platfform codi arian trydydd parti. Gellir dod o hyd i’w bolisi preifatrwydd yma.
• Xero: system rheoli cyllid yn y cwmwl. Gellir dod o hyd i’w pholisi preifatrwydd yma.
• BrightPay: system rheoli cyflogres yn seiliedig ar gymylau ar gyfer gweithwyr. Gellir dod o hyd i’w pholisi preifatrwydd .
• xTag: Mae data personol a gyflenwir er mwyn cael mynediad i’r adnodd hwn yn cael ei storio ar y gweinydd yn Techniquest
• SurveyMonkey: darparwr trydydd parti ar gyfer ein harolygon electronig. Gellir dod o hyd i’w bolisi preifatrwydd yma.
• ApprovalMax : meddalwedd cyfrifyddiaeth trydydd parti a ddefnyddir i brosesu archebion gan gyflenwyr. Gellir dod o hyd i’w datganiad GDPR yma.
• Gweinydd gwe Techniquest: cynnal gwefan Techniquest
• Gweinydd Custom Computer Services Wales (CCSW): data a gasglwyd wrth gynnig Wi-Fi ar gyfer Mynediad Cyhoeddus, wedi’i storio am uchafswm o 3 mis

Diogelwch technoleg:

Fel elusen, rydym wedi ennill achrediad Cyber Essentials. Am fwy o wybodaeth am yr ardystiad hwn, gwiriwch yma.

Mae ein darparwyr TG, Custom Computer Services Wales (CCSW) yn darparu seilwaith technegol diogel drwy ddarparu:

• Waliau tân wedi’u rheoli i atal mynediad heb awdurdod
• Meddalwedd gwrthfeirws i helpu i atal colli data trwy ddefnyddio meddalwedd maleisus
• Hidlydd e-bost Antimalware i helpu i atal danfon atodiadau y gwyddys eu bod yn faleisus
• Dilysu aml-ffactor ar VPN i gynyddu diogelwch wrth gysylltu o bell
• Diweddariadau meddalwedd rheolaidd i sicrhau bod y patsys diweddaraf wedi’u cymhwyso gan sicrhau diogelwch a dibynadwyedd

Mae’n ofynnol i bob aelod o staff basio cwrs diogelu data ar-lein sy’n cydymffurfio â GDPR (2016) cyn ymdrin ag unrhyw ddata yn Techniquest. Adnewyddir yr hyfforddiant hwn bob blwyddyn.

Mae aelodau’r tîm sy’n gweithio o bell yn pennu’r defnydd o ddyfeisiau’r cwmni, sydd wedi’u hamgryptio ac sydd â waliau tân wedi’u gosod, ac sy’n bodloni gofynion diogelwch y cwmni. Rhaid i unrhyw ddyfeisiau preifat sy’n cael eu defnyddio i gael mynediad i ddata’r cwmni gwrdd â gofynion Polisi Dod â’ch Dyfais Eich Hun (BYOD) Techniquest.

Plant dan oed

Sylwch nad ydym yn fwriadol yn casglu ac yn storio gwybodaeth bersonol gan blant. Os ydych chi’n rhiant neu’n warcheidwad ac yn credu bod eich plentyn wedi rhoi gwybodaeth bersonol i ni mewn camgymeriad, cysylltwch â ni i ofyn am ei dileu.

Trydydd partïon

Ni fyddwn byth yn gwerthu, rhentu na masnachu’ch data gyda thrydydd partïon. Lle mae’n ofynnol i ni rannu eich data personol ag unrhyw drydydd parti, mae’n ofynnol iddynt gymryd mesurau diogelwch technegol a sefydliadol priodol i amddiffyn eich gwybodaeth bersonol a’i thrin yn amodol ar ddyletswydd cyfrinachedd ac yn unol â chyfraith diogelu data.

Monitro Teledu Cylch Cyfyng

Rydym yn monitro ac yn cofnodi delweddau gan ddefnyddio teledu cylch cyfyng yn Techniquest. Gwneir hyn at ddibenion atal troseddu a diogelwch y cyhoedd. Mae data yn cael ei storio ar yriannau caled y systemau ac mae delweddau ar gael i staff Techniquest yn unig mewn lleoliadau diogel yn yr adeilad, neu gall uwch aelodau o staff eu gweld o bell os oes angen. Cedwir data ar y system am hyd at uchafswm o 30 diwrnod.

Cyswllt ar gyfer Cwynion neu Bryderon

Y prif bwynt cyswllt ar gyfer yr holl faterion sy’n codi o’r Polisi hwn, gan gynnwys ceisiadau i arfer hawliau gwrthrych data, yw ein Harweinydd Data, Gareth McTiffin y gellir cysylltu ag o drwy [email protected].

Gwerthu Tocynnau & Marchnata

Pa ddata personol sy’n cael ei gasglu gennym?

Gan gwsmeriaid ac ymwelwyr posibl, hanesyddol a chyfredol (“defnyddwyr”) rydym yn casglu’r data canlynol:

• Gwybodaeth rydych chi’n ei darparu drwy lenwi ffurflenni ar ein gwefan. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth a roddir wrth danysgrifio i’n e-gylchlythyr neu wrth gysylltu â ni. Byddwn hefyd yn gofyn i chi am wybodaeth pan fyddwch yn adrodd am broblem gyda’n gwefan
• Manylion unrhyw bryderon os byddwch yn cysylltu â ni gydag ymholiad neu broblem
• Gwybodaeth a roddwch pan fyddwch yn cwblhau arolwg i ddweud wrthym sut oedd eich profiad o Techniquest a sut y gallwn wella (er nad oes rhaid i chi ymateb iddynt)
• Pan fyddwn yn tynnu llun neu’n gwneud recordiad sy’n eich dangos chi yn glir
• Manylion eich ymweliadau â’n gwefan at ein dibenion bilio ein hunain neu fel arall, a’r adnoddau rydych chi’n cael mynediad iddynt
• Manylion a roddwch wrth archebu tocynnau, pasys neu aelodaeth drwy’r system DigiTickets sy’n angenrheidiol er mwyn archebu lle ac i sefydlu cyswllt rhyngom ni a’r cleient neu’r cwsmer

Gall hyn gynnwys casglu manylion fel eich:

• Enw llawn / enw’r busnes / enw’r ysgol
• Cyfeiriad, gan gynnwys côd post
• Dyddiad geni os yw’n berthnasol
• Rhif ffôn cyswllt, llinell dir a ffôn symudol os yw’n berthnasol
• Cyfeiriad e-bost
• Manylion talu, er enghraifft, lle cymerir taliad yn uniongyrchol dros y ffôn (sylwer bod y manylion hyn yn cael eu bwydo’n uniongyrchol i borth talu ein banc ac nad ydynt yn cael eu cadw ar unrhyw systemau o fewn Techniquest)
• Manylion ymgysylltu, gan gynnwys eich hanes prynu a’ch hanes o ymweld â Techniquest
• Dewisiadau marchnata a all gynnwys diddordebau a/neu aseiniadau rhestr marchnata
• Cofnod o ganiatâd neu wrthwynebiad i farchnata
• Data dyfais gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i: cyfeiriadau IP a manylion am eich hanes pori mewn perthynas â gwefan a phorwr Techniquest ac amlder eich sesiynau. Gweler ein polisi cwcis ar wahân am ragor o fanylion

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?

Ni fyddwn byth yn gwerthu, masnachu na rhentu eich data i drydydd parti, nac yn ei gyflenwi i gwmni neu sefydliad arall at eu dibenion marchnata eu hunain.

Fodd bynnag, efallai y bydd angen i ni rannu eich data gyda rhai trydydd partïon er mwyn cyflawni ein contract gyda chi, i helpu i reoli ein busnes a/neu ddarparu gwasanaethau. O bryd i’w gilydd, efallai y bydd angen i’r trydydd partïon hyn gael mynediad i’ch data personol ac maent yn cynnwys:

• Darparwyr gwasanaeth, sy’n helpu i reoli ein systemau TG a swyddfa gefn, ac yn cynorthwyo gyda’n gweithgareddau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid: FlexRM Ltd a Microsoft Dynamics, Custom Computer Services Wales (CCSW) a Facebook
• System archebu DigiTickets: darllenwch polisi preifatrwydd DigiTicket sydd ar wahân
• Ein rheoleiddwyr, sy’n cynnwys yr ICO, yn ogystal â rheoleiddwyr eraill ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith yn yr UE ac ar hyd a lled y byd
• Cyfreithwyr a chwmnïau gwasanaethau proffesiynol eraill (gan gynnwys ein harchwilwyr)
• Ein hasiantaeth datblygu’r we, Core
• Ein hymgynghorwyr cyfryngau cymdeithasol, Seren Social Media
• Ein hasiantaethau argraffu, sy’n cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i Spectrum, Semaphore Display, KK Solutions a Lexon

Marchnata Uniongyrchol

Efallai y byddwn yn defnyddio eich data personol i anfon cyfathrebiadau marchnata uniongyrchol atoch am ein hatyniad neu wasanaethau cysylltiedig. Bydd hyn ar ffurf e-bost neu hysbysebion ar-lein wedi’u targedu. Pan fydd angen caniatâd optio i mewn penodol arnom ar gyfer marchnata uniongyrchol yn unol â’r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig, byddwn yn gofyn am eich caniatâd. Fel arall, ar gyfer marchnata nad yw’n electronig neu lle gallwn ddibynnu ar yr eithriad optio i mewn meddal o dan y Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig, byddwn yn dibynnu ar ein Buddiannau Cyfreithlon at ddibenion GDPR.

Mae gennych hawl i roi’r gorau i dderbyn deunydd marchnata uniongyrchol ar unrhyw adeg a gallwch wneud hyn naill ai trwy ddilyn y dolenni optio allan (dad-danysgrifio) mewn cyfathrebiadau electronig (fel e-byst), neu drwy gysylltu â ni yn [email protected].

Ein system dosbarthu e-byst marchnata yw Mailchimp a gellir adolygu eu polisi preifatrwydd yma.

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich data personol ar gyfer addasu neu bersonoli hysbysebion, cynigion a chynnwys sydd ar gael i chi yn seiliedig ar eich ymweliadau â gwefannau ein hatyniad a/neu ddefnydd ohonynt, neu apiau, llwyfannau neu wasanaethau symudol eraill, a dadansoddi perfformiad yr hysbysebion, y cynigion a’r cynnwys hynny, yn ogystal â’ch rhyngweithio chi â nhw.

Ffotograffiaeth & Fideograffi

Efallai y byddwn yn tynnu ffotograffau, gwneud fideos neu recordio trwy ddull arall yn Techniquest ac efallai mai ein tîm ni ein hunain fydd yn gwneud hyn neu bartner allanol cymeradwyo. Pan fydd hyn yn digwydd, mae posibilrwydd y bydd ymwelwyr i’w gweld yng nghefndir y lluniau neu’r fideos.

Er mwyn diogelu eich hawliau, byddwn yn rhoi gwybod i gwsmeriaid sydd wedi archebu o leiaf 48 awr cyn eu hymweliad, drwy e-bost y bydd ffilmio neu ffotograffiaeth o’r fath yn digwydd a bydd arwyddion clir ac amlwg wrth y brif fynedfa yn hysbysu ymwelwyr. Bydd hyn hefyd yn hysbysu ymwelwyr y gallant ofyn wrth y fynedfa os nad ydynt yn dymuno i’w lluniau gael eu tynnu. Yn yr achosion hyn, byddwn yn sicrhau na fydd y ffotograffau/fideos yn cynnwys unrhyw ymwelwyr sydd wedi optio allan.

Yn achos unrhyw luniau neu fideos agos sy’n cynnwys plant, bydd rhaid i’r rhiant neu’r gwarcheidwad lofnodi ffurflenni.

Gall Techniquest ddewis defnyddio’r ffotograffau a’r recordiadau fideo hyn at ddibenion marchnata, gan gynnwys defnydd ar gyfryngau cymdeithasol, eu cynnwys ar y wefan, ac ar gyfer hysbysebu print a digidol neu gynnwys golygyddol.

Tocynnau Adegau Tawel & Aelodaeth Addysgwyr Cartref

Mae gan Techniquest gynllun Tocynnau Adegau Tawel a chynllun ar gyfer y rhai sy’n derbyn Addysg yn y Cartref sy’n caniatáu i ymwelwyr gael mynediad penodol i’r ganolfan o fewn cyfnod amser cyfyngedig.

Rydym yn prosesu ac yn cymryd taliadau ar gyfer y rhain ar-lein ac wrth ein desg flaen. Bydd manylion a gesglir yn cynnwys enw, cyfeiriad, côd post, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a llun o’r cwsmer i’w argraffu ar y cerdyn: mae angen y data hwn er mwyn prosesu’r mathau hyn o drafodiad.

Caiff y data hwn ei storio ar ein system pwynt gwerthu trydydd parti, DigiTickets, sydd wedi’i diogelu gan gyfrinair a dim ond staff awdurdodedig sy’n gallu cael mynediad iddi. Mae DigiTickets wedi’i osod ar ein rhwydwaith Techniquest diogel ac mae data yn cael ei anfon a’i dderbyn gan weinydd diogel oddi ar y safle. Fel gyda phob trafodiad DigiTickets, mae’r data hwn hefyd yn cael ei storio ar ein cronfa ddata ganolog, gan ddefnyddio Microsoft Office 365.

An ba hyd ydym ni’n cadw eich data personol?

Byddwn yn cadw eich data personol cyhyd ag sy’n rhesymol angenrheidiol i gwblhau ein contract gyda chi ac i’n galluogi i gadw cofnodion, darparu gwasanaeth cwsmer a chyflawni prosesu busnes addas. Yn benodol, os nad yw defnyddiwr wedi gwneud unrhyw archebion ar ôl saith mlynedd, bydd ei enw’n cael ei dynnu oddi ar y cofnod yn ddienw ar DigiTickets a Microsoft Dynamics a bydd yn cael ei ddileu o gronfa ddata Microsoft Dynamics ar ôl 15 mlynedd. Cedwir cofnodion dienw ar gyfer y cyfnod hwn er mwyn gallu cynnal dadansoddiad ystadegol cywir a meithrin arferion cadw cofnodion da.

Lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny i fodloni gofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, treth neu gyfrifyddu, byddwn yn cadw’ch data personol am gyfnodau hirach, ond dim ond pan ganiateir i ni wneud hynny, ac fel bod gennym gofnod cywir o’ch ymwneud â ni os bydd unrhyw gwynion neu heriau, neu os ydym yn credu’n rhesymol bod posibilrwydd o gamau cyfreithiol yn ymwneud â’ch data personol neu’ch ymwneud â ni.

Mae gennym bolisi cadw data yr ydym yn ei ddefnyddio ar gyfer pob cofnod yn ein gofal. Lle nad oes angen eich data personol mwyach ac nad oes gofyniad cyfreithiol arnom i’w gadw, byddwn yn sicrhau ei fod naill ai’n cael ei ddileu neu ei storio’n ddiogel mewn ffordd sy’n sicrhau ei fod yn ddienw ac nad yw’r Data Personol yn cael ei ddefnyddio gan y busnes mwyach.

Codi Arian

Rhoddwyr

Trwy wneud rhodd ar-lein i Techniquest rydych yn cytuno bod eich gwybodaeth yn cael ei storio trwy brosesydd trydydd parti dynodedig, a ddefnyddir i brosesu’r trafodiad.

Bydd y wybodaeth a gesglir yn cynnwys, ond efallai na fydd yn gyfyngedig i: enw, cyfeiriad, e-bost, dyddiad (au), swm(symiau) a roddwyd a dewisiadau marchnata. Nid yw Techniquest yn dal nac yn gallu cael mynediad at unrhyw wybodaeth ariannol sensitif sy’n gysylltiedig â’r rhodd, megis manylion y cerdyn neu’r cyfrif banc a ddefnyddir i brosesu taliad gan fod hyn yn cael ei drin yn gyfan gwbl gan y prosesydd trydydd parti dynodedig. Nid ydym yn gyfrifol am unrhyw achos o dorri rheoli data sy’n digwydd gydag unrhyw broseswyr trydydd parti ond byddwn yn eich hysbysu o unrhyw achos o dorri rheolau sy’n cynnwys eich data cyn gynted ag y byddwn yn cael gwybod bod sefyllfa o’r fath wedi codi.

Mae gan bob rhoddwr yr opsiwn i aros yn ddienw, yn ogystal ag optio i mewn i dderbyn cyfathrebiadau marchnata gan Techniquest. Cyfeiriwch at yr adran Gwerthu a Marchnata Tocynnau i gael rhagor o fanylion am yr agwedd hon ar ddefnyddio data.

Cyllid

Mae’r wybodaeth ganlynol yn ymwneud yn bennaf â chasglu a defnyddio data o fewn yr Adran Gyllid yn Techniquest.

Pa fath o wybodaeth bersonol ydym ni’n ei chasglu?

Mae Techniquest yn casglu, defnyddio a phrosesu ystod o wybodaeth bersonol gan gontractwyr ac ymwelwyr gan ddibynnu ar eu rhyngweithio â ni. Mae hyn yn cynnwys:

• manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn, a chyfeiriad e-bost
• manylion cyfrif banc

Sut ydym ni’n casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol?

Gall Techniquest gasglu gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol yn ystod y broses gontractio, a hefyd gan bartïon allanol eraill er mwyn sicrhau diwydrwydd dyladwy cyfreithiol.

Gellir storio’r wybodaeth hon mewn gwahanol leoedd, gan gynnwys yn System gyfrifo cwmwl Techniquest (Xero), system gyflogres cwmwl (BrightPay), Ffeiliau Cyllid Diogel, ac yn electronig gan ddefnyddio Microsoft Office 365.

Byddwn ond yn defnyddio gwybodaeth bersonol pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Gelwir y rhain yn seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol mewn un neu fwy o’r amgylchiadau canlynol:

• lle mae angen i ni wneud hynny i gyflawni’r contract
• lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol
• lle bo hynny’n angenrheidiol er ein buddiannau cyfreithlon (neu fuddiannau trydydd parti), ac nid yw buddiannau na hawliau a rhyddid sylfaenol yn disodli ein buddiannau

Rydym yn, neu byddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol i’r dibenion canlynol:

• cydymffurfio â gofynion a rhwymedigaethau statudol a/neu reoleiddiol, e.e. trethiant
• gweinyddu’r contract yr ydym wedi ymrwymo iddo

Pwy sydd â mynediad at y wybodaeth bersonol hon?

Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu gan yr Adran Gyllid a deiliad y Contract (ac fe’i cedwir naill ai’n uniongyrchol yn ein system Cyfrifeg Xero a / neu mewn cypyrddau dan glo yn y Swyddfa Gyllid y mae mynediad iddi wedi’i gyfyngu) a gellir ei rhannu’n fewnol o fewn Techniquest, gan gynnwys gydag aelodau o’r Adran Gyllid, rheolwyr llinell neu reolwyr eraill, a’r Cyfarwyddwr Cyllid os oes angen mynediad at y wybodaeth bersonol er mwyn cyflawni eu rolau.

Gall Techniquest hefyd rannu gwybodaeth bersonol â darparwyr gwasanaethau trydydd parti (a’u hasiantau dynodedig), gan gynnwys:

• darparwyr cyfriethiol & trethiant allanol
• archwilwyr allanol

Gall Techniquest hefyd rannu gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon eraill yng nghyd-destun gwerthu neu ailstrwythuro posibl unrhyw ran o’i fusnes neu’r cyfan ohono. Yn yr amgylchiadau hynny, bydd gwybodaeth bersonol yn ddarostyngedig i ymgymeriadau cyfrinachedd.

Efallai y bydd angen i ni hefyd rannu gwybodaeth bersonol â rheoleiddwyr neu fel arall i gydymffurfio â’r gyfraith.

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon lle mae’n angenrheidiol ar gyfer gweinyddu’r contract yr ydym wedi ymrwymo iddo, lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol, neu lle mae’n angenrheidiol er ein buddiannau cyfreithlon (neu fuddiannau trydydd parti).

Sut mae Techniquest yn diogelu gwybodaeth bersonol?

Bydd yr adran gyllid yn prosesu’r wybodaeth a dderbyniwyd gan gyflenwyr er mwyn:

• Prosesu taliadau contract
• Darparu’r wybodaeth am daliadau trwy borth bancio diogel fel y gellir talu arian sy’n ddyledus
• Darparu’r data trethiant i CThEM o ran TAW, Cymorth Rhodd a chyflogres
• Darparu data i fodloni gofynion cyfreithiol (archwilio ac ati)

Fel arfer, bydd cyllid yn cynnal dau rediad talu bob mis calendr er mwyn prosesu taliadau contract cymeradwy.

Mae gan Techniquest weithdrefnau ar waith hefyd i ddelio ag achosion ble mae amheuaeth bod rheolau diogelwch data wedi eu torri a byddwn yn rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (neu unrhyw awdurdod goruchwylio neu reoleiddiwr cymwys arall) ac unigolion am unrhyw achosion tybiedig lle mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.

Am ba hyd mae Techniquest yn cadw’r wybodaeth bersonol hon?

Bydd Techniquest ond yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag sy’n angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y cafodd ei chasglu a’i phrosesu ar eu cyfer, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion treth, adrodd neu gyfrifyddu cyfreithiol.

Yn gyffredinol, bydd Techniquest yn cadw cofnodion trafodion a manylion y cyflenwyr am chwe blynedd ar ôl diwedd pob blwyddyn ariannol berthnasol. Bydd gwybodaeth bersonol nad yw bellach i’w chadw yn cael ei dinistrio neu ei dileu’n barhaol o’n systemau TG a byddwn hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i drydydd partïon ddinistrio neu ddileu gwybodaeth bersonol o’r fath lle bo hynny’n berthnasol.

Cymorth Rhodd

Gall Techniquest gasglu gwybodaeth bersonol mewn amrywiaeth o ffyrdd yn seiliedig naill ai ar ddatganiad cwsmer penodol ar gyfer Cymorth Rhodd neu rodd a enwir.

Fe’i cesglir yn uniongyrchol yn ystod y broses ddatgan neu roddi. Gellir storio’r wybodaeth bersonol mewn gwahanol leoedd, gan gynnwys yn System Gyllid Techniquest, Ffeiliau Cyllid Diogel, ein system docynnau trydydd parti (Digitickets), yn electronig yn ein gweinyddwyr TG, ac yn electronig gyda phorth Cymorth Rhodd CThEM (Ar gyfer Cymorth Rhodd yn unig).

Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu gan yr Adran Gyllid (ac fe’i cedwir naill ai’n uniongyrchol yn ein cwpwrdd dan glo yn y Swyddfa Gyllid â mynediad cyfyngedig neu ym mhorth Cymorth Rhodd CThEM) a gellir ei rhannu’n fewnol yn Techniquest gyda’r tîm prosesu blaen tŷ a’r Cyfarwyddwr Cyllid os ydynt angen mynediad at eich gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni eu rolau.

Bydd yr Adran Gyllid yn prosesu’r wybodaeth Cymorth Rhodd a rhoddion a dderbynnir er mwyn:

• Prosesu datganiadau Cymorth Rhodd
• Darparu data i fodloni gofynion cyfreithiol (archwilio ac ati). Fel arfer, bydd Cyllid delio â Chymorth Rhodd a Rhoddion a dderbynnir bob mis calendr

Recriwtio

Fel rhan o unrhyw broses recriwtio, mae Techniquest yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol, neu ddata personol, sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swydd. Gall y wybodaeth bersonol hon gael ei chadw gan Techniquest ar bapur neu ar ffurf electronig. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob ymgeisydd am swydd, p’un a ydynt yn gwneud cais am rôl yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol drwy asiantaeth gyflogaeth. Mae’n anghontractyddol.

Pa fath o wybodaeth bersonol ydym ni’n ei chasglu amdanoch chi?

Gwybodaeth bersonol yw unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol. Nid yw’n cynnwys data dienw, h.y. lle mae’r holl fanylion adnabod wedi’u dileu. Mae yna hefyd ‘gategorïau arbennig’ o ddata personol, a gwybodaeth bersonol am euogfarnau troseddol a throseddau, sy’n gofyn am lefel uwch o ddiogelwch oherwydd eu bod o natur fwy sensitif. Mae’r categorïau arbennig yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â tharddiad hiliol neu ethnig unigolyn, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol a data genetig a biometrig unigolyn.

Mae Techniquest yn casglu, defnyddio a phrosesu ystod o wybodaeth bersonol amdanoch chi yn ystod y broses recriwtio. Mae hyn yn cynnwys:

• Eich manylion cyswllt gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost personol
• Gwybodaeth bersonol sydd wedi’i chynnwys mewn CV, unrhyw ffurflen gais, llythyr eglurhaol, taflenni monitro neu nodiadau cyfweliad
• Cyfeirnodau
• Gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig a chopïau o ddogfen prawf o’r hawl i weithio
• Copïau o dystysgrifau cymhwyster
• Copi o drwydded yrru
• Dogfennaeth gwirio cefndir arall
• Manylion eich sgiliau, cymwysterau, profiadau a hanes gwaith gyda chyflogwyr blaenorol
• Eich aelodaeth broffesiynol

Gall Techniquest hefyd gasglu, defnyddio a phrosesu’r categorïau arbennig canlynol o’ch gwybodaeth bersonol yn ystod y broses recriwtio:

• P’un a oes gennych anabledd y mae angen i Techniquest wneud addasiad rhesymol ar ei gyfer yn ystod y broses recriwtio
• Data cydraddoldeb
• Gwybodaeth am euogfarnau troseddol neu droseddau

Sut ydym ni’n casglu eich gwybodaeth bersonol?

Mae Techniquest yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn ystod y broses recriwtio naill ai’n uniongyrchol gennych chi neu weithiau gan drydydd parti fel asiantaeth gyflogaeth. Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth bersonol gan drydydd partïon eraill, megis geirda gan gyflogwyr presennol neu flaenorol, gwybodaeth gan ddarparwyr gwirio cefndir a gwiriadau cofnodion troseddol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) ar adeg cynnig cyflogaeth.

Gellir storio’ch gwybodaeth bersonol yn ddigidol (gan ddefnyddio Microsoft Officer 365 suite) ac ar bapur.

Pam a sut ydym ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol?

Byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Gelwir y rhain yn seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn un neu fwy o’r amgylchiadau canlynol:

• Lle mae angen i ni wneud hynny i gymryd camau cyn ymrwymo i gontract gyda chi
• Lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol
• Lle bo hynny’n angenrheidiol er ein buddiannau cyfreithlon (neu fuddiannau trydydd parti) ac nid yw eich buddiannau neu eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol yn disodli ein buddiannau

Mae arnom angen y mathau hyn o wybodaeth bersonol yn bennaf i’n galluogi i gymryd camau mewn perthynas â’ch cais i ymrwymo i gontract gyda chi, ac i’n galluogi i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Mae ein buddiannau cyfreithlon yn cynnwys mynd ar drywydd ein busnes trwy gyflogi cyflogedigion, gweithwyr a chontractwyr; rheoli’r broses recriwtio; cynnal diwydrwydd dyladwy ar ddarpar staff a pherfformio gweinyddiaeth fewnol effeithiol.

Y dibenion yr ydym, neu y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar eu cyfer yw:

• Rheoli’r broses recriwtio ac asesu eich addasrwydd ar gyfer cyflogaeth
• Penderfynu i bwy i gynnig swydd
• Cydymffurfio â gofynion a rhwymedigaethau statudol a/neu reoleiddiol, e.e. gwirio’ch hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig
• Cydymffurfio â’r ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer ymgeiswyr anabl a rhwymedigaethau gwahaniaethu ar sail anabledd eraill
• Sicrhau cydymffurfiaeth â’ch hawliau statudol
• Sicrhau prosesau Adnoddau Dynol, rheoli personél a gweinyddu busnes effeithiol
• Monitro cyfleoedd cyfartal
• Ein galluogi i sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol posibl

Sylwch y gallwn brosesu eich gwybodaeth bersonol heb eich caniatâd, yn unol â’r rheolau hyn, lle mae hyn yn ofynnol neu’n cael ei ganiatáu gan y gyfraith.

Beth os byddwch yn methu â darparu gwybodaeth bersonol?

Nid oes unrhyw rwymedigaeth statudol na chytundebol arnoch i ddarparu gwybodaeth bersonol i Techniquest yn ystod y broses recriwtio.

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol benodol pan ofynnir amdani, efallai na fyddwn yn gallu prosesu eich cais am swydd yn iawn neu o gwbl, efallai na fyddwn yn gallu ymrwymo i gontract gyda chi, neu efallai y byddwn yn cael ein hatal rhag cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Yn ogystal, efallai na fyddwch yn gallu arfer eich hawliau statudol.

Pam a sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol?

Byddwn ond yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol sensitif, sy’n cynnwys categorïau arbennig o wybodaeth bersonol a gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau, pan fydd y gyfraith hefyd yn caniatáu i ni wneud hynny.

Mae rhai categorïau arbennig o wybodaeth bersonol, h.y. gwybodaeth am eich iechyd a gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau, hefyd yn cael eu prosesu fel y gallwn gyflawni neu arfer ein rhwymedigaethau neu ein hawliau o dan gyfraith cyflogaeth ac yn unol â’n polisi diogelu data.

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu gwybodaeth am eich iechyd a gwybodaeth am unrhyw euogfarnau troseddol a throseddau lle mae gennym eich caniatâd ysgrifenedig penodol. Yn yr achos hwn, byddwn yn rhoi manylion llawn i chi yn gyntaf am y wybodaeth bersonol yr hoffem ei chael a’r rheswm y mae ei hangen arnom, fel y gallwch ystyried yn iawn a ydych am gydsynio ai peidio. Mater i chi yn llwyr yw a ydych am gydsynio ai peidio. Gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Rydym, neu byddwn yn prosesu gwybodaeth am iechyd a gwybodaeth am unrhyw euogfarnau a throseddau i’r dibenion isod:

• asesu eich addasrwydd ar gyfer cyflogaeth neu swydd
• cydymffurfio â gofynion a rhwymedigaethau statudol a/neu reoleiddiol e.e. cynnal gwiriadau cofnodion troseddol
• cydymffurfio â’r ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer ymgeiswyr anabl a rhwymedigaethau gwahaniaethu ar sail anabledd eraill
• sicrhau cydymffurfiaeth â’ch hawliau statudol
• cadarnhau eich addasrwydd i weithio
• sicrhau prosesau Adnoddau Dynol, rheoli personél a gweinyddu busnes effeithiol
• monitro cyfleoedd cyfartal

Lle mae Techniquest yn prosesu categorïau arbennig eraill o wybodaeth bersonol, h.y. gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol a chyfeiriadedd rhywiol, gwneir hyn i ddibenion monitro cyfle cyfartal mewn recriwtio yn unig ac yn unol â’n polisi diogelu data. Mae gwybodaeth bersonol y mae Techniquest yn ei defnyddio at y dibenion hyn yn ddienw. Eich dewis chi yn gyfan gwbl yw p’un ai i ddarparu gwybodaeth bersonol o’r fath ai peidio.

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich categorïau arbennig o wybodaeth bersonol o bryd i’w gilydd, a gwybodaeth am unrhyw euogfarnau troseddol a throseddau, lle mae ei angen ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.

Newid Diben

Byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at y dibenion yr ydym yn ei chasglu ar eu cyfer, h.y. ar gyfer yr ymarfer recriwtio yr ydych wedi gwneud cais ar ei gyfer.

Fodd bynnag, os bydd eich cais am swydd yn aflwyddiannus, efallai y bydd Techniquest eisiau cadw’ch gwybodaeth bersonol ar ffeil rhag ofn y bydd cyfleoedd cyflogaeth addas gyda ni yn y dyfodol. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni gadw eich gwybodaeth bersonol ar ffeil at y diben hwn. Gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Beth bynnag, bydd manylion o’ch ffurflen gais yn cael eu cadw am 3 mis.

Pwy sydd â mynediad i’ch gwybodaeth bersonol?

Efallai y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu’n fewnol o fewn Techniquest at ddibenion yr ymarfer recriwtio, gan gynnwys gydag aelodau o’r adran Adnoddau Dynol, aelodau o’r tîm recriwtio, a rheolwyr yn yr adran ble mae’r swydd wag.

Ni fydd Techniquest yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon yn ystod y broses recriwtio oni bai bod eich cais am swydd yn llwyddiannus, ac rydym yn cynnig cyflogaeth neu swydd i chi. Ar yr adeg honno, efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon (a’u hasiantau dynodedig) gan gynnwys:

• sefydliadau allanol at ddibenion cael geirdaon cyn cyflogi a gwiriadau i gefndir cyflogaeth
• DBS, i gael gwiriad cofnodion troseddol
• cyn-gyflogwyr, i gael geirdaon
• ymgynghorwyr proffesiynol, fel cyfreithwyr
• darparwyr pensiwn

Efallai y bydd angen i ni hefyd rannu eich gwybodaeth bersonol â rheoleiddiwr neu gydymffurfio fel arall â’r gyfraith. Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon lle bo angen cymryd camau ar eich cais i ymrwymo i gontract gyda chi, lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu lle mae’n angenrheidiol er ein buddiannau cyfreithlon (rhai trydydd parti).

Rydym ond yn caniatáu i drydydd partïon o’r fath brosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol ac yn unol â’n cyfarwyddiadau ysgrifenedig, ac nid ydym yn caniatáu iddynt ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at eu dibenion eu hunain.

Cadw Data

Bydd Techniquest ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag sy’n angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y cafodd ei chasglu a’i phrosesu ar eu cyfer.

Os na fydd eich cais am gyflogaeth neu swydd yn llwyddiannus, bydd Techniquest yn cadw eich manylion personol am dri mis ar ôl diwedd yr ymarfer recriwtio perthnasol ond mae hyn yn ddarostyngedig i: a) unrhyw ofynion statudol neu gyfreithiol neu ofynion cyfreithiol eraill, treth, iechyd a diogelwch, adrodd neu gyfrifyddu ar gyfer data neu gofnodion penodol a b) cadw rhai mathau o wybodaeth bersonol am hyd at chwe blynedd i’w hamddiffyn rhag risg gyfreithiol, e.e. os gallent fod yn berthnasol i hawliad cyfreithiol posibl mewn tribiwnlys, Llys Sirol neu’r Uchel Lys. Os ydych wedi cydsynio i Techniquest gadw’ch gwybodaeth bersonol ar ffeil rhag ofn y bydd cyfleoedd cyflogaeth addas yn codi yn y dyfodol, bydd Techniquest yn cadw’ch gwybodaeth bersonol am chwe mis arall ar ôl diwedd yr ymarfer recriwtio perthnasol, neu nes i chi dynnu’ch caniatâd yn ôl, pa un bynnag sy’n digwydd gyntaf.

Os bydd eich cais yn llwyddiannus, bydd gwybodaeth bersonol a gesglir yn ystod y broses recriwtio yn cael ei chadw drwy gydol eich cyflogaeth a hyd at flwyddyn wedi hynny, ac yn unol â’r hysbysiad preifatrwydd ar gyfer gweithwyr, gweithwyr a chontractwyr.

Bydd gwybodaeth bersonol nad oes angen ei chadw mwyach yn cael ei dinistrio neu ei dileu’n barhaol o’n systemau TG: byddwn hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i drydydd partïon ddinistrio neu ddileu gwybodaeth bersonol o’r fath lle bo hynny’n berthnasol.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Nid ydym yn rhagweld y bydd unrhyw benderfyniadau recriwtio yn cael eu gwneud amdanoch chi yn seiliedig ar benderfyniadau awtomataidd yn unig, gan gynnwys proffilio.

Addysg

Wrth ddelio â’r adran Addysg yn Techniquest, gallwch rannu gwybodaeth bersonol am amryw o resymau fel:

• i alluogi mynediad i’n gwasanaethau addysgol
• mynychu cyrsiau DPP neu ddigwyddiadau dysgu proffesiynol eraill i athrawon
• cymryd rhan yn Rhaglen Lleoliadau Ymchwil Nuffield
• i gael y wybodaeth ddiweddaraf am ein rhaglen ysgolion

Gallai hyn gynnwys manylion cyswllt person a enwir yn yr ysgol, coleg neu brifysgol, yn ogystal â gwybodaeth ddemograffig fel côd post a dewisiadau neu ddiddordebau penodol.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

• Cadarnhau trefniadau mewn perthynas â chymryd rhan mewn rhaglen, gweithgaredd DPP neu Raglen Lleoliad Ymchwil Nuffield
• Eich diweddaru am unrhyw raglenni neu wasanaethau newydd wrth iddynt ddod ar gael

Nid ydym byth yn gwerthu, rhentu na masnachu rhestrau e-bost gyda sefydliadau neu fusnesau eraill.

Byddwn fel arfer yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol gennych chi lle mae’r prosesu er ein budd cyfreithlon ac nad yw’n cael ei ddisodli gan eich diddordebau diogelu data neu hawliau a rhyddid sylfaenol. Fel arfer, fel Elusen Addysg, mae ein diddordebau cyfreithlon yn cynnwys darparu ein cynnyrch a’n gwasanaethau, ac ar gyfer ein gweithgareddau marchnata fel y maent yn ymwneud â darpariaeth addysgol. Er mwyn hyrwyddo hyn, byddwn yn cysylltu ag athrawon yr ydym yn credu fyddai’n dymuno clywed am raglenni addysg a chyrsiau DPP Techniquest a/neu gymryd rhan ynddynt. Pan fyddwn yn prosesu eich data personol at y diben hwn, byddwn yn gwneud hynny gan ystyried yn ofalus yr effaith arnoch chi a’ch hawliau o dan gyfraith diogelu data.

Mae gan Techniquest gontractau gyda thrydydd partïon i redeg rhaglenni yng Nghymru ac mae ganddo fynediad at ddata personol a gesglir gan y trydydd partïon hyn megis:

STEM Learning Ltd: y darparwr mwyaf o gymorth addysg a gyrfaoedd mewn gwyddoniaeth, technoleg, peirianneg a mathemateg (STEM). Mae gan Techniquest y contract i ddarparu cwrs i athrawon yng Nghymru. Mae data sy’n cael ei gadw’n ganolog gan STEM Learning Ltd yn dod o dan ei Bolisi Preifatrwydd — sydd hefyd yn cynnwys Rhaglen Lleoli Ymchwil Nuffield.

Bydd Techniquest cael mynediad i ac yn lawrlwytho gwybodaeth bersonol o gronfeydd data STEM Learning Ltd er mwyn gweinyddu lleoliadau a chyrsiau. Bydd mynediad i’r wybodaeth hon ond ar gael i swyddogion isod Techniquest:

• Pennaeth Addysg
• Swyddog Cyswllt Addysg

Mae’r holl gronfeydd data wedi’u diogelu gan gyfrinair.

Ymgysylltu Cymunedol

Yn y broses o weithio gyda ni ar unrhyw broses ymgysylltu â’r gymuned, efallai y byddwn yn casglu data personol sy’n ein galluogi i hwyluso’r prosiect perthnasol, ac i gyfathrebu â chi am unrhyw brosiectau yn y dyfodol y credwn a fyddai o ddiddordeb i chi. Gall y manylion gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, enw’r cwmni a meysydd penodol o ddiddordeb neu fath o ymgysylltu â’r gymuned.

Mae’r data hwn yn cael ei storio fel rhan o’n system rheoli cronfa ddata ganolog ar Microsoft Office 365 (Dynamics). Byddwn yn cadw’r data hwn am gyfnod amhenodol er mwyn sicrhau eich bod yn cael gwybod am unrhyw brosiectau addas a allai fod yn berthnasol i chi. Wrth gwrs, gallwch ofyn am i’ch manylion gael eu tynnu o’r gronfa ddata hon ar unrhyw adeg.

Gweithrediadau

Adrodd ar Ddamweiniau & Digwyddiadau

Os oes damwain neu ddigwyddiad yma yn Techniquest mae’n rhaid i ni lenwi ffurflen damwain / digwyddiad. Bydd hyn yn cynnwys y data canlynol: dyddiad, amser y ddamwain / digwyddiad, lleoliad, enw’r person a effeithiwyd, cyfeiriad, rhif ffôn, dyddiad geni, llofnod (gan riant neu warcheidwad os yw’n ymwneud â rhywun o dan 16 oed), enw unrhyw dystion, cyfeiriad y tystion a disgrifiad o’r hyn a ddigwyddodd.

Cwblheir y ffurflen hon gan y swyddog cymorth cyntaf a weinyddodd unrhyw gymorth cyntaf neu, os nad oedd angen cymorth cyntaf, yn syth ar ôl y digwyddiad gan aelod o dîm Techniquest. Os yw’r ddamwain / digwyddiad yn ymwneud ag ymwelydd o ysgol, gwneir copi a’i roi i’r athro â gofal.

Yna rhoddir y ffurflen i’r Rheolwr Gweithrediadau sy’n archwilio’r ardal neu’r offer dan sylw a bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol yn cael ei hysgrifennu ar gefn y ffurflen. Ar ôl i hyn gael ei wneud, caiff y ffurflen ei throsglwyddo i AD. Mae’r wybodaeth yn cael ei chadw am 3 blynedd i sicrhau bod adroddiadau ac archwiliadau Iechyd a Diogelwch cywir yn cael eu cwblhau’n foddhaol.

Prosiectau

Mae’r wybodaeth ganlynol yn ymwneud ag agweddau penodol ar gasglu a defnyddio data mewn perthynas â Phrosiectau ac Arddangosion.

Cadw Data

Ni fydd Techniquest yn casglu data personol heb fod sail gyfreithlon a pherthnasol dros wneud hynny. Byddwn yn sicrhau tryloywder yn ystod y broses casglu data ac yn rhoi hysbysiad preifatrwydd priodol i unigolion wrth gasglu eu data sy’n nodi ein hunaniaeth, yn darparu gwybodaeth ar sut y bydd eu data’n cael ei ddefnyddio a gyda phwy y gellir rhannu eu gwybodaeth.

Bydd Techniquest yn casglu eich data yn unol â’n strategaeth GDPR. Bydd eich data yn cael ei ddefnyddio i sicrhau eich bod chi, y cleient, yn cael gwybod am y gwasanaethau y gallwn eu darparu ac i gysylltu â chi lle bo angen i ofyn am ganiatâd i rannu gwybodaeth am unrhyw brosiectau rydych chi wedi’u comisiynu gyda ni.

Mae gennych hawl i ofyn pa wybodaeth sydd gennym amdanoch ar hyn o bryd ac i gael tynnu eich gwybodaeth o’n system ar yr amod nad oes gwaith ar unrhyw brosiectau’n mynd rhagddo ar hyn o bryd rhwng Techniquest a chi’ch hun.

Mewn achosion lle mae gwaith yn mynd rhagddo ar brosiect, neu lle mae buddiant busnes cyfreithlon, bydd eich data yn cael ei storio nes i’r buddiannau busnes dilys ddod i ben, ac ar ôl hynny gallwch ofyn i’ch data personol gael ei ddileu. Ar ôl cwblhau prosiect, bydd eich data yn cael ei gadw am gyfnod o 10 mlynedd oni bai y ceir cais i’w ddileu.

Bydd unrhyw ddata personol y gall Techniquest ei gasglu yn ystod ymholiadau a thrafodion busnes yn cael eu storio ar lwyfannau Microsoft Office 365 Techniquest yn unol â pholisi preifatrwydd cyffredinol Techniquest.

Cipio Data Arddangos: Mae Arddangosyn Island Saver yn caniatáu i ymwelwyr, pe baent yn dewis cofrestru, i dderbyn ffotograff ac e-bost yn dangos eu bod wedi cwblhau’r her yn llwyddiannus. Mae’r data hwn yn cael ei storio dros dro ar lwyfan Microsoft Office 365 Techniquest er mwyn prosesu’r e-bost, ac yna’n cael ei ddileu’n awtomatig ar ôl 24 awr.

Holiaduron

Pan gesglir data trwy holiaduron papur, bydd hyn yn cael ei fewnbynnu’n ddigidol o fewn 7 diwrnod gwaith i’w gasglu a’i storio’n ddiogel ac yn ddigidol ar blatfform Microsoft Office 365 Techniquest. Yn dilyn eu mewnbynnu’n ddigidol, bydd yr holl gopïau papur yn cael eu dinistrio mewn modd diogel.

Digwyddiadau Corfforaethol

Ymholiadau

Pan fydd ymholiad am ddigwyddiad yn cael ei gyflwyno, naill ai drwy e-bost neu dros y ffôn, cofnodir gwybodaeth am y digwyddiad posibl ar ffurflen ymholiad ynghyd â rhywfaint o wybodaeth bersonol. Mae’r wybodaeth hon yn cynnwys enw, cwmni, e-bost, rhif ffôn a chôd post. Yna caiff y wybodaeth hon ei throsglwyddo i system rheoli digwyddiadau i gynhyrchu dyfynbris. Yna, caiff pob ffurflen ymholiad papur ei gwaredu’n ddiogel ar unwaith. Bydd gwybodaeth o ymholiadau o’r fath yn cael ei chadw ar ein system rheoli digwyddiadau am gyfnod amhenodol.

Cadarnhad o Ddigwyddiadau

Pan fydd digwyddiad yn cael ei gadarnhau, cynhyrchir ffeil electronig i gadw’r contract a’r holl archebion prynu sy’n ymwneud â’r digwyddiad. Mae gwaith papur mewnol yn cael ei gwblhau cyn i gontract gael ei ryddhau i’r cleient. Mae’r ddogfen hon yn cynnwys yr enw cyswllt, cyfeiriad, rhif a chyfeiriad e-bost yn ogystal â chynnwys pecyn y digwyddiad a manylion o’r costau. Bydd yn cael ei storio yn y ffeil digwyddiad electronig.

Cynllunio Digwyddiadau

Yn ystod y broses gynllunio, rydym yn cysylltu â’n tîm o bartneriaid dibynadwy i gynorthwyo gyda darparu digwyddiadau. Mae’r cyflenwyr trydydd parti hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, Epic Caterers (ein cyflenwr arlwyo) a Orchard Media and Events (ein cyflenwr AV). Bydd manylion cyswllt a digwyddiadau yn cael eu trosglwyddo i’r cyflenwyr trydydd parti hyn at ddibenion trefnu. Wrth i’r manylion ar gyfer pob digwyddiad gael eu cadarnhau, bydd gwybodaeth yn cael ei hychwanegu a’i storio ar gronfa ddata ganolog Techniquest a system rheoli digwyddiadau, gan ddefnyddio Microsoft Office 365 (Dynamics).

Briffio Digwyddiadau

Wythnos cyn cynnal digwyddiad, bydd Rheolwr y Digwyddiad yn anfon taflen ddigwyddiadau at Techniquest Management ac unrhyw drydydd parti gofynnol i sicrhau bod y digwyddiad hwnnw’n cael ei weithredu’n llyfn.

Mynychu Digwyddiadau

Trwy gadarnhau eich presenoldeb mewn digwyddiad a gynhelir yn Techniquest, rydych yn cytuno i ni storio gwybodaeth ar ein cronfa ddata ganolog ac unrhyw gronfeydd data trydydd parti cysylltiedig — fel y system docynnau DigiTickets — sy’n ymwneud â’ch presenoldeb ac, yn achos digwyddiad codi arian, unrhyw gyfraniadau rydych chi’n eu gwneud naill ai i neu mewn digwyddiadau o’r fath. Gall y wybodaeth hon gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, eich enw, cyfeiriad e-bost, côd post, ffôn a chyfeiriad busnes lle bo hynny’n berthnasol.

Gall Techniquest dynnu ffotograffau, ffilm neu recordio fel arall yn ystod y digwyddiadau hyn, yn amodol ar gytundebau sydd ar waith gyda’r llogwr dan sylw, i’w defnyddio ar gyfer hysbysebu a hyrwyddo yn y dyfodol naill ai mewn print, ar-lein neu drwy’r cyfryngau cymdeithasol: mae eich hawliau mewn cysylltiad â delwedd o’r fath a/neu recordiad llais i’w gweld o dan y pennawd ‘Ffotograffiaeth a Fideograffeg’.

Pwy arall sydd â mynediad i’r data rydych chi’n ei gyflwyno i’r Tîm Digwyddiadau?

Cyflenwyr trydydd parti: Rydym yn defnyddio tîm o gyflenwyr trydydd parti dibynadwy i helpu i gynnal digwyddiadau yn Techniquest. Os oes angen arlwyaeth neu AV ar gyfer eich digwyddiad, yna byddwn yn trosglwyddo’ch manylion i’n cyflenwyr a ddewiswyd at ddibenion trefnu. Ein harlwywyr penodedig yw Epic Caterers a’n cyflenwr AV penodedig yw Orchard Media and Events. Efallai y bydd cyflenwyr trydydd parti eraill, gan gynnwys ffotograffwyr, propiau digwyddiadau ac adloniant, hefyd yn derbyn eich gwybodaeth os ydych yn archebu’r elfennau hyn drwy’r Tîm Digwyddiadau.

Rheoli Techniquest

Pan fyddwch yn penderfynu cadarnhau eich digwyddiad, bydd Rheolwr Digwyddiad penodol yn gweithio gyda chi drwy elfennau trefnu eich digwyddiad. Yna, bydd Rheolwr y Digwyddiad hwnnw’n briffio aelodau perthnasol o dîm Techniquest i sicrhau bod eich digwyddiad yn rhedeg mor esmwyth â phosibl. Bydd eich enw, e-bost a rhif cyswllt yn ymddangos ar y daflen briffio sy’n cael ei chylchredeg trwy e-bost.

Manwerthu

Siopa ar safle Techniquest

Dilysu cardiau talu: Mae pob deiliad cerdyn credyd / debyd yn destun gwiriadau dilysu ac awdurdodi gan gyhoeddwr y cerdyn. Os bydd y cyhoeddwr eich cerdyn talu yn gwrthod, neu ddim yn awdurdodi taliad am unrhyw reswm, yna cewch wybod am hyn ar unwaith yn y cam talu ac nid oes unrhyw beth y gallwn ei wneud i fynd goruwch hyn.

Wrth brosesu eich archeb, efallai y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion atal a chanfod twyll ac efallai y byddwn yn datgelu eich cyfeiriad a’ch manylion côd post fel rhan o’n gwiriadau atal twyll. Bob tro y byddwn yn datgelu eich gwybodaeth, bydd yn parhau i fod yn ddiogel.

Manwerthu Ar-lein

Gwybodaeth a gasglwyd: Pan fyddwch yn ymweld â’r siop ar-lein, rydym yn casglu gwybodaeth benodol am eich dyfais, eich rhyngweithio â’r wefan a gwybodaeth sy’n angenrheidiol i brosesu eich pryniannau. Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth ychwanegol os byddwch yn cysylltu â ni am gymorth cwsmeriaid.

Bydd gwybodaeth y gellir ei chasglu wrth brosesu archeb yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i:

• Eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, a’ch dewisiadau cyswllt
• Gwybodaeth arall rydych chi’n ei darparu i ni o bryd i’w gilydd sy’n berthnasol ac yn angenrheidiol i ni ei chasglu a’i phrosesu. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth amdanoch chi eich hun pan fyddwch yn prynu cynhyrchion yn y siop fel y gallwn brosesu taliadau ac anfon derbynebau a chyfathrebiadau atoch am y gwasanaethau hynny
• Os byddwch yn cysylltu â Techniquest, llenwi ffurflen adborth neu ofyn am fwy o wybodaeth am ran o’n gwasanaethau, efallai y byddwn hefyd yn cadw cofnod o’ch gohebiaeth
• Gyda’ch caniatâd, efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich gweithgaredd ar-lein pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan a phan fyddwn yn anfon e-bost atoch

Plant dan oed: Nid ydym yn fwriadol yn casglu gwybodaeth bersonol gan blant. Os ydych chi’n rhiant neu’n warcheidwad plentyn (dan 16 oed) ac yn credu ei fod wedi darparu gwybodaeth bersonol i ni, cysylltwch
â ni i ofyn am ddileu.

Sut fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?

Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion canlynol:

• Ymateb i neu gyflawni unrhyw geisiadau, cwynion neu ymholiadau a dderbyniwn gennych
• I gadarnhau bod eich pryniant wedi’i brosesu’n gywir
• I anfon gwybodaeth bwysig am eich pryniant
• Prosesu eich archeb a’ch taliad pan fyddwch chi’n prynu cynhyrchion gan Techniquest
• I reoli eich dewisiadau cyswllt. (Os ydych chi byth eisiau newid y ffordd rydym ni’n cadw mewn cysylltiad, rhowch wybod i ni drwy e-bostio [email protected] neu ddefnyddio’r ddolen dad-danysgrifio mewn unrhyw negeseuon e-bost a anfonwyd atoch chi)
• I lywio ein prosesau marchnata cyfryngau digidol a chymdeithasol. Er enghraifft, efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i’n galluogi i arddangos hysbysebion perthnasol i chi
• At ein dibenion mewnol megis rheolaeth, ymchwil, dadansoddeg, adrodd sefydliadol, a ffyrdd a fydd yn gwella effeithlonrwydd
• Atal a chanfod gweithgarwch troseddol a thwyll
• Pan fydd gennym rwymedigaeth gyfreithiol i ddefnyddio’ch gwybodaeth, er enghraifft i gydymffurfio â deddfau, rheoliadau, gorchmynion llys, ceisiadau gan y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith cymwys, i weithredu ein systemau’n briodol ac i amddiffyn ein hunain, pobl ifanc yr ydym yn eu cefnogi, ein cefnogwyr, ein staff cyflogedig a staff a ariennir ac i ddatrys unrhyw anghydfodau cwsmeriaid.

Rhannu gwybodaeth bersonol

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â darparwyr gwasanaethau a ddewiswyd yn ofalus, i’n helpu i ddarparu ein gwasanaethau a chyflawni ein contract(au) gyda chi. Er enghraifft:

• Rydym yn defnyddio Shopify i bweru ein siop ar-lein: Gallwch ddarllen mwy am sut mae Shopify yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yma: https://www.shopify.com/legal/privacy
• Xero, darparwr ein meddalwedd prynu, anfonebu a chyfrifo
• Mailchimp, darparwr ein gwasanaethau cyfathrebu e-bost
• Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â deddfau a rheoliadau perthnasol
• Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda’n negesydd penodedig i ddanfon yr eitemau yr ydych wedi eu harchebu.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich data gyda thrydydd parti os:

• Mae gennym achos i gredu bod angen gwarchod neu amddiffyn ein hawliau neu ddiogelwch personol ein staff neu ein cwsmeriaid.
• Mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny e.e. asiantaeth gorfodi’r gyfraith yn ymchwilio neu’n gorfodi gorchymyn llys

Cadw Data

Bydd data a gesglir yn y broses o brynu drwy ein siop ar-lein yn cael ei gadw dim ond am y cyfnod angenrheidiol i’n galluogi i gyflawni ein gofynion cyfreithiol a busnes, ac fel y cyfeirir ato yn https://www.shopify.com/legal/privacy

Bydd cadw unrhyw ddata personol arall a gesglir yn ystod eich rhyngweithio â ni mewn perthynas â’n darpariaeth siop ar-lein, yn cael ei bennu gan natur yr ymgysylltiad hwnnw, ond dim ond am y cyfnod angenrheidiol i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau i chi a sicrhau bod cadw cofnodion busnes yn cael eu cadw yn y modd cywir.

Darllenwch ein Telerau ac Amodau Manwerthu Ar-lein am fwy o wybodaeth am brynu trwy ein siop ar-lein.